Operation Safedrop’s lager i Lviv, Ukraine. (Foto: www.operationsafedrop.com)
Udgangspunktet
Operation SafeDrop er en ukrainsk nødhjælpsorganisation med britiske rødder og hovedkvarter i Lviv, Ukraine. De har specialiseret sig i at levere nødhjælp til samt udføre evakueringer fra de hårdest ramte krigszoner i Ukraine. Civile fra frontlinjen og andre usikre steder i Ukraine evakueres til basen i Lviv, og derfra videre til Polen.
Operation SafeDrop er en nødhjælpsorganisation, hvis ydelser omfatter evakueringer, levering af nødhjælp, udførelse af medicinske evakueringer for patienter fra det sydlige og østlige Ukraine for at modtage specialistbehandling i EU. Cloud Retail Systems A/S har været i tæt kontakt med logistikmanageren for Operation Safedrop, Jonathan Andersen.
Operation SafeDrop har flere lagre på tværs af Ukraine. Derfor er det vigtigt for organisationen, at få et klart overblik over de forskellige lagres nøjagtige lagertal samt at kunne oprette modtagelser og interne leveringer til de forskellige lagre.
“Cloud Retail Systems a/s har stor respekt for Operation Safedrops mission og aktiviter i Ukraine.
Derfor har vi valgt at levere en gratis ERP-løsning, som tak for deres indsats “
Troels Reimer Ejsing
Udviklingschef for Cloud Retail Systems a/s
Visionen for digitalisering og automatisering
For at imødekomme Operation Safedrops organisationsmodel søgte Jonathan Andersen en effektiv IT-løsning, der kunne håndtere forskellige arbejdsprocesser og samle alt nødvendig data i én ERP-løsning. Jonathan Andersen havde et ønske om et brugervenligt system, der kunne give overblik over organisationens lagertal, lagerlokationer, modtagelser fra andre interne lagre samt et overblik over leverandører af nødhjælp. Operation Safedrop får nemlig igennem deres lager i Lviv nødhjælpsmodtagelser fra flere europæiske lande. Det er derfor vigtigt for Operation Safedrop at kunne have et klart leverandøroverblik samt overblik over modtagen nødhjælp per leverandør.
“Vi brugte før i tiden løse papirer og excelark gemt væk på min computer, hvor vi holdte overblik over lagertal, lagerlokationer og indkommende modtagelser fra donorer. Det blev i sidste ende alt for uoverskueligt, især med at vi får flere og flere lagre op og køre konstant, var dette ikke en holdbar løsning.” Lyder det fra Jonathan Andersen, logistic manager hos Operation Safedrop.
ERP-løsning der håndterer alle behov i én centraliseret løsning.
Valget stod for Operation Safedrop oprindeligt på Microsoft Dynamics som fuld leverandør til organisationens essentielle data samt arbejdsprocesser. Valget endte dog på Sapera, da en af Cloud Retail Systems a/s’ salgskonsulenter viste Jonathan Andersen Sapera og dets mange brugbare funktioner. Derefter var Jonathan Andersen ikke i tvivl og han gik, på vegne af Operation Safedrop, med Sapera som fuld lagerløsning. Deres mål var at opnå dybere indsigt, mere nøjagtige data, mere effektive arbejdsprocesser og synkronisering på tværs af lagre på tværs af Ukraine.
“Vi brugte før i tiden løse papirer og excelark gemt væk på min computer, hvor vi holdte overblik over lagertal, lagerlokationer og indkommende modtagelser fra donorer. Det blev i sidste ende alt for uoverskueligt, især med at vi får flere og flere lagre op og køre konstant, var dette ikke en holdbar løsning.”
Jonathan Nygaard Andsersen
Logistics Manager hos Operation Safedrop
De største udfordringer
Manglende lagerstyring
Effektiv lagerstyring og præcise data er altafgørende for, at få leveret den rette nødhjælp ud til de rette sårbare grupperinger i Ukraine. Det er en seriøs branche og det er altafgørende for liv og død, at sårbare grupperinger får essentielt hjælp for at mindste krigens allerede høje tab. Operation Safedrop leverer alt fra hospitalssenge til babytøj i nødhjælp. Der er altså tale om mange produkter i forskellige kategorier – derfor er det essentielt for Operation Safedrop at opdele produkter pr. kategori og ud fra kategorien på en specifik lagerlokation. Lageret i eksempelvis Lviv er et stort varelager med mange produkter. Derfor er det vigtigt, altid at være i stand til at lokalisere hvor de præcise produkter er placeret på lagerets mange lagerlokationer.
Funktionalitet ved modtagelse
Operation Safedrop modtager flere gange om ugen mange donationer til deres mange lagre rundt omkring i Ukraine. Det er derfor vigtigt for Operation Safedrop, nemt og overskueligt at kunne registrere modtagelse fra deres mange donerer. Dette løser Operation Safedrop vha. Sapera’s modtagelsesmodul, hvor man nemt og enkelt kan registrere modtagelser i øjeblikket, hvor modtagelsen finder sted. Dataen fra modtagelserne vil, igennem mobile scannere og scanning af labelklistermærker, finde vej ind i Sapera og der oprettes automatisk oprettes lagertal på produkterne.
Flere organisatoriske enheder / flere lagre
Operation SafeDrop’s mission er mulig igennem deres mange lagerenheder på tværs af hele Ukraine. På denne måde kan de effektivt hjælpe sårbare gruppe fra Kherson til Kharkiv, og give patienterne den rette opmærksomhed. Det er derfor vigtigt for Operation Safedrop at hurtigt at kunne navigere imellem hvad der er på lager på de forskellige lagre, og foretage interne overførsler når det er nødvendigt.
Med Sapera kan Operation Safedrop nemt overskue, dets mange forskellige lagre igennem Saperas organisatoriske enheder. Jonathan Andersen mener at Sapera, blandt andet herfor er den bedste løsning, da lagerstyring på tværs af flere lagre er essentielt, for deres organisation.
