Grønning Smede- og Maskinforretning er en etableret maskinhandler og innovations virksomhed med rødder i Grønning siden 1767, der leverer maskiner, service og reservedele til professionelle kunder. Virksomheden kombinerer salg med service og værkstedsfunktioner.
Claus Marcussen, medejer hos Grønning Smede- og Maskinforretning, stod over for et valg: Forny deres gamle ERP-system (et af de mest populære på markedet), eller finde en ny løsning. Systemet havde fungeret i mange år, men det var begyndt at blive utidssvarende, og en fornyelse ville kræve betydelige investeringer.
“Vi kiggede på, hvad det ville koste at forny vores eksisterende system, og så kiggede vi bl.a. på Sapera. Valget var faktisk ret nemt,” fortæller Claus Marcussen.
“Med Sapera fik vi meget mere værdi for pengene. Vi fik langt flere funktioner samlet i ét system – også de funktioner, som vores tidligere system, selv efter opgradering, ikke kunne understøtte.”
Sapera er bygget med forståelse for, hvad maskinhandlere har brug for. Systemet håndterer kompleksiteten i at styre både serievarer, service, værksted og salg.
“Det er en rigtig god brancheløsning. Systemet forstår, hvordan vi arbejder, og det giver os alle de features, vi har brug for i en moderne forretning: inklusive værkstedssystem, tidsregistrering og serievarestyring. Alt det, der er nødvendigt i dag,” siger Claus Marcussen.
For en maskinhandler er serievarestyring altafgørende. Hver maskine har sit eget serienummer, sin egen historik og sine egne service- og garantioplysninger. I det gamle system var mulighederne begrænsede, men med Sapera fik Grønning Smede- og Maskinforretning en helt ny måde at håndtere deres serievarer på.
“Serievarefunktionaliteten i Sapera er noget helt andet end det, vi havde før. Vi kan følge hver enkelt maskine gennem hele livscyklus – fra vi køber den ind, til vi sælger den, og hele vejen gennem service og garantiperioden, samt løbende service,” forklarer Claus Marcussen.
Systemet giver mulighed for at tilføje dokumentation direkte på den enkelte serievare. Og det er noget der simpelthen ikke var muligt med den gamle løsning. Manualer, servicerapporter og garantibeviser kan knyttes til præcis den maskine, de hører til.
“Det giver os en helt anden kontrol. Vi kan se hele historikken på en maskine, hvem der har købt den, hvilken service den har fået, og hvad der er sket med den. Det var ikke muligt før. Det betyder også, at vi kan levere en langt bedre kundeservice siger Claus Marcussen.
Et af de store problemer med deres gamle opsætning var, at systemet ikke længere var godkendt af Erhvervsstyrelsen, grundet ny lovgivning.
“Med Sapera har vi fået et ERP-system, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen. Det betyder, at vi kan håndtere økonomien korrekt og i overensstemmelse med gældende regler. Uden at skulle lave manuelle løsninger eller bekymre os om lovgivningens krav. Vi har alle de finansfunktioner, vi har brug for, og de er altid opdaterede og godkendte, hvilket giver os tryghed og sikkerhed i det daglige arbejde,” understreger Claus Marcussen.
Systemets intelligente købsfaktura-aflæsning med automatisk aflæsning af data har også gjort en stor forskel. Fakturaer scannes automatisk ind via den digitale indbakke, og alle relevante data (leverandører, FI-kode, varelinjer, beløb) bliver indlæst uden manuel indtastning.
“Det sparer os for meget tid og minimerer fejl,” siger Claus Marcussen.
Mange virksomheder oplever udfordringer med at bruge separate systemer til kasse og økonomi. Hos Grønning er kassesystemet en del af ERP-systemet, så alt hænger sammen automatisk. Det sparer tid, reducerer fejl og gør det meget lettere at holde styr på både salg og økonomi.
“At have kassesystemet direkte i vores ERP-system er en kæmpe fordel. Alt hænger sammen: salg, lager og økonomi. Saperas automatiske dagsafslutning gør det virkelig nemt at holde styr på dagen. Systemet registrerer alle salg, tilbagebetalinger og kontante indbetalinger automatisk. Det giver et klart overblik over kassebeholdningen og hjælper os med at finde eventuelle fejl hurtigt. Det gør det også lettere at styre kontanter, planlægge bankindskud og sikre, at der altid er penge nok til kunderne. Samtidig får vi de tal, vi har brug for til at træffe beslutninger om drift, lager og personale,” forklarer Claus Marcussen.
Grønning har selv designet deres webshop, men bruger Saperas WooCommerce-integration til at forbinde webshoppen med resten af systemet. Det sikrer, at lagertallene altid er opdaterede, og at webshopordrer automatisk kommer ind i systemet.
“Vi ville gerne have frihed til at designe vores egen webshop, men vi havde brug for, at den talte sammen med vores ERP-system. Teamet hos Cloud Retail Systems har hjulpet os med at lave en integration til Sapera, der fungerer godt,” fortæller Claus Marcussen.
Både montører, værkstedsmedarbejdere og lageransatte blev udstyret med arbejdstelefoner, hvor Sapera-appen nu understøtter dem i det daglige arbejde. Den giver dem adgang til systemet, uanset hvor de er, og gør det nemt at registrere tid, håndtere ordrer og holde styr på lager.
“Vores montører kan bruge appen direkte ude hos kunderne, værkstedsmedarbejderne følger med i reparationer og vedligeholdelse, og lagermedarbejderne har fuldt overblik i lageret. De kan registrere tid, se ordrer og opdatere status med det samme. Kalendervisningen gør det samtidig supernemt at se, hvem der skal hvor og hvornår, så planlægningen bliver enkel og effektiv,” siger Claus Marcussen.
Overgangen til Sapera har ikke bare været et systemskifte. Det har ændret måden, virksomheden arbejder på.
“Vi har fået en nyere måde at gøre administrationsarbejde på. Sapera er et rigtig godt alternativ til en forældet løsning. Det er moderne, det er i skyen, og det giver os alle de værktøjer, vi har brug for til at drive en professionel maskinhandel i dag. Alt er samlet ét sted, uden at skulle betale flere leverandører eller vedligeholde komplicerede integrationer. Det har givet både god mening og øget værdi at foretage dette skifte. Vi har ikke fortrudt valget et eneste sekund.”
Vil du også optimere driften af din forretning og skabe store besparelser ved at effektivisere arbejdsgangene? Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan skræddersy en IT-løsning, der passer til dine forretningsprocesser. Med Cloud Retail Systems får du ikke kun en effektiv løsning, men også en pålidelig samarbejdspartner, der er dedikeret til din virksomheds succes.