Design Cykler er en dansk butikskæde, der sætter design og kvalitet i højsædet. Med 13 butikker rundt omkring i landet tilbyder kæden både salg og service til kunder.
Kristian Lauridsen, administrerende direktør hos Design Cykler, så potentialet i at samle hele administrationen ét centralt sted. Han havde længe haft en ambition om at skabe en løsning, hvor både daglig drift, økonomi og POS kunne styres centralt på tværs af hele kæden – uden at skulle jonglere mellem forskellige systemer. Målet var at effektivisere økonomistyringen, gøre interne overførsler mellem butikkerne enklere og automatisere flere processer.
“Fordelen ved Saperas kædeløsning er, at vi nemt har overblik over hele virksomheden – lige fra butiksstyring til lagerstyring og økonomistyring,” fortæller Kristian Lauridsen.
For Design Cykler har Saperas kædeløsning været en gamechanger. Systemet er specifikt bygget til at håndtere kompleksiteten i at drive flere butikker, og det mærkes i dagligdagen.
Den største gevinst har været på økonomisiden. Hvor det tidligere krævede mange ressourcer at holde styr på finanserne på tværs af butikkerne, er det i dag blevet meget nemmere.
“Vi har fået et økonomisystem, der endelig taler vores sprog,” siger Kristian Lauridsen. “Vores bogholder kan logge ind ét sted og få overblik over hele kæden. Bankafstemning og betaling af leverandører – det hele klares hurtigt og sikkert. Det sparer os for bunker af manuelle processer og minimerer risikoen for fejl.”
Tidligere skulle hver butik håndteres separat, men nu kan alle udestående betalinger ses samlet, og alle leverandører kan betales hurtigt og nemt fra ét centralt sted.
Med Saperas intelligente købsfaktura-aflæsning slipper bogholderen for manuel indtastning. Systemet scanner automatisk alle oplysninger fra PDF-fakturaer – fra leverandørdata og varelinjer til FI-kode og betalingsfrister – og indlæser dem med høj nøjagtighed. Det har gjort hverdagen lettere for både økonomi og butik.
“Alle købsfakturaer bliver indlæst digitalt og godkendt ude i butikkerne. Det betyder, at alt, der bliver lagt på lager, har de rigtige priser. Det gør også, at vi hurtigere får styr på vores købsfakturaer i bogholderiet, fordi de ligger der helt automatisk og er godkendt af butikkerne,” forklarer Kristian Lauridsen.
Lagertallene er altid synkroniserede, og medarbejderne kan søge og finde varer på tværs af hele kæden. Saperas Min/Max lagermodul holder automatisk styr på lagerbeholdningen ved at opsætte regler for minimums- og maksimumbeholdninger på hver enkelt vare, så kæden altid har overblik og undgår at løbe tør.
“I Sapera har vi et supergodt Min/Max-system. Vi har en kørsel hver nat, hvor vi i hver butik – per leverandør – får samlet op, hvad der mangler. Det går automatisk af sted til leverandørerne, når vi opnår fragtfri grænse. Og hvis vi ønsker noget hurtigere, kan vi også sørge for det,” forklarer Kristian Lauridsen.
Et andet område, hvor Design Cykler har mærket en stor forbedring, er de interne overførsler mellem butikkerne. Når cykler eller dele skal flyttes fra én lokation til en anden, skal det registreres korrekt både af hensyn til lagerstyringen og økonomien.
“Vi har 13 butikker, hvor vi også handler lidt internt, og det fungerer nemt. Når der er overført varer, bliver det samlet op en gang om måneden. Fakturaer internt mellem butikkerne bliver genereret helt automatisk – så vi nemt har overblik over, hvad der er handlet internt, og kan få det afregnet mellem butikkerne.”
“Når kunden vælger en butik til afhentning, bruger systemet denne information til automatisk at afgøre den korrekte lagerdisposition. Hvis butikken ikke har varen på lager, kan den nemt flyttes fra en anden butik via interne overførsler. Systemet håndterer samtidig den interne afregning mellem butikkerne, så processen kører helt automatisk. Den valgte butik skal blot markere webshopordren som udleveret, hvorefter både tilbagemelding til webshoppen og den endelige betaling sker automatisk i systemet,” forklarer Kristian Lauridsen. “Det sikrer, at kunderne får deres varer hurtigt, og at alle butikker og lagre er korrekt opdateret.”
Design Cykler fremhæver især, at Sapera er skræddersyet til netop deres branche. Hvor mange generiske IT-systemer kræver omfattende tilpasninger eller kompromiser, oplever de, at Sapera forstår cykelhandlernes behov fra starten.
“Det er en rigtig god brancheløsning. Systemet håndterer alt fra værkstedsordrer til lagerstyring af cykler med serienumre, og det hele hænger sammen,” siger Kristian Lauridsen. “Vi har et godt overblik over salgsdata og tendenser, kan hurtigt oprette kampagnepriser og styre produktrelationer. Det betyder, at vi kan reagere lynhurtigt på markedet. Og det er afgørende i vores branche.”
Saperas arbejdskort er designet til at give både sælgere, servicemedarbejdere og værkstedsmedarbejdere optimale arbejdsforhold. Systemet kan tilpasses forskellige ordretyper som “Reparation”, “Salg” og andre, hvor hvert arbejdskort viser præcis de felter, der er relevante for opgaven.
Individuelle opsætninger gør det nemt for medarbejderne at arbejde effektivt, uanset om de står i butikken eller arbejder med administrationen eller værkstedsopgaver. Adgange og rettigheder kan tilpasses, så hver butik og medarbejder kun ser de funktioner, de har brug for.
“En af de ting, jeg godt kan lide ved Sapera, er kalenderfunktionen, hvor vi kan sætte dagens opgaver ind til mekanikeren. Her kan vi nemt finde arbejdskortet til den cykel, der skal laves. De kan scanne varerne, så vi får alle varer ud af lageret og faktureret til kunden,” siger Kristian Lauridsen.
Sapera bygger på moderne cloud-teknologi, hvilket sikrer adgang til de nyeste funktioner og høj datasikkerhed. Derudover opfylder systemet alle gældende krav til digital bogføring.
“Som kædeløsning er Sapera rigtig stærk. Vi har ét samlet overblik over hele forretningen, og vi slipper for alt det ekstraarbejde og besvær, der kommer, når man skal synkronisere mellem forskellige systemer.”
“Vi har fået et IT-system, der ikke bare løser de daglige opgaver, men også styrker samarbejdet og effektiviteten i hele kæden. Sapera er det oplagte valg for kæder med ambitioner,” slutter samtalen med Kristian Lauridsen.
Vil du også optimere driften af din kæde og skabe store besparelser ved at effektivisere arbejdsgangene? Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan skræddersy en IT-løsning, der passer til din kæde og forretningsprocesser. Med Cloud Retail Systems får du ikke kun en effektiv løsning, men også en pålidelig samarbejdspartner, der er dedikeret til din virksomheds succes.